Надстройка для синхронизации данных в EXCEL

Зачем нужен модуль синхронизации

Представьте себе такую ситуацию: у Вас есть книга в EXCEL, допустим, с двумя рабочими листами. На каждом листе находится некий список, например, товаров с кодами. Также в каждом списке товаров присутствует в отдельном столбце некая информация, например, в одном листе находится список товаров и единицы измерения этих товаров, а в списке на другом листе находится список товаров и количество товаров на складе. Допустим, что оба списка идут не в одинаковом порядке, да и сами списки не одинаковы, т.е. в одном списке может присутствовать товар, которого нет в другом.

А теперь представьте, что перед Вами поставлена следующая задача: необходимо свести всю информацию в один лист, т. е. чтобы для каждого товара с количеством на складе добавилась его единица измерения. Сложная задача, учитывая что списки у нас в произвольном порядке и кол-во записей не совпадает, т.е. просто отсортировать их не получится.

Именно для таких ситуаций и был написан модуль синхронизации. Он позволяет синхронизировать информацию между разными листами или даже книгами EXCEL, беря за основу один ключевой столбец. Т.е. если в нашем примере в каждом списке есть, например, код товара, то с помощью этого модуля мы можем перенести информацию с одного листа на другой, ища соответствие кодов товара в обоих листах. При этом не важно, сколько записей в каждом списке, порядок сортировки и т.д.

Установка модуля

Установка модуля довольно проста:

• Скачайте архив [77 КБ, WinRAR , самораспак.]
• Распакуйте в локальную папку
• Откройте файл "mod_sinhro.xls" в EXCEL
• Выполните команду меню "Файл" > "Сохранить как...". В поле выбора "Тип файла" выберите "Надстройка Microsoft EXCEL (*.xla)". Нажмите сохранить.
• Выполните команду меню "Сервис" > "Надстройки..." и отметьте пункт "mod_sinhro". Нажмите OK.

После этого будет добавлена новая панель с кнопкой "Синхронизация" и модуль будет доступен Вам из любой книги EXCEL.

Использование модуля

Внешний вид модуля представлен на рисунке:

Имеются следующие средства управления:

• Группа "С листа" - параметры указывают, откуда будет копироваться информация, т.е. источник
• Группа "На лист" - параметры указывают, куда будет копироваться информация, т.е. получатель

Сами параметры одинаковы для обоих групп:

• Книга - это список открытых книг EXCEL. Если необходимо перенести данные внутри одной книги с листа на лист, то необходимо в обоих полях выбрать одинаковую книгу.
• Лист - это список листов в выбранной в поле "Книга" книге EXCEL. Список недоступен, если не выбрана книга. Также, если в полях "Книга" выбрана одинаковая книга, то невозможно выбрать одинаковые листы.
• Поле синхр. - это колонка листа EXCEL, по которой будет производиться поиск совпадений в источнике и получателе
• Поле данных -
  для источника - это колонка листа, в которой находятся данные, подлежащие переносу;
  для получателя - это колонка листа, в которую должны быть скопированы данные из источника
• Строки с-по - диапазон строк листа, в котором будут искаться совпадения в "поле синхр." Для источника и получателя этот диапазон может быть разным.

Внимание! Для работы модуля необходимо указать ВСЕ параметры!

Также существует группа "Дополнительные парамерты синхронизации". Параметры этой группы влияют только на лист-получатель.

• Очищать поле перед синхронизацией - диапазон строк ("Строки с-по") в колонке "Поле данных" в листе-получателе будет очищен перед синхронизацией. Все данные, находящиеся в этой колонке будут утеряны. Пользуйтесь этой опцией с осторожностью!
• Складывать значения при повторении поля синхр. - параметр управляет действием программы при наличии нескольких одинаковых данных в полее синхронизации на листе-источнике. Для нашего примера - товар с одинаковым кодом упоминается несколько раз. Если опция НЕ ОТМЕЧЕНА, то программа перенесет на лист-получатель последнее значение, если опция ОТМЕЧЕНА, то при каждом совпадении значения будут складываться, т.е. в поле данных на листе-получателе вы получите сумму значений во всех полях листа-источника с одинаковыми данными синхронизации. Удобно использовать, например, при синхронизации данных по накладным, где одни и те же товары встречаются несколько раз.